●会社が行うべき「安全管理措置」
マイナンバーは厳格な管理が求められています。利用制限、提供の制限、収集保管の
制限、廃棄削除、安全管理措置を実施する事となっています。個人番号を把握する前に
マイナンバーの取扱いに対する基本的な安全管理措置を決定する事が必要です。
●中小規模事業者が注意しておく点
特定個人情報漏えいには罰則が適用されますので取扱いには注意を要します。ガイド
ラインに基づいて基本的な安全管理措置として取得から廃棄の流れの例を挙げます。
取得⇒利用目的を告げ、直接受け取るか、書留で番号の提供を受け、記録しておく。
本人確認が必要な場合は確認を行う。
管理・保管⇒取得した個人番号を確実に入力し、漏えいしないようにパソコンにＩＤを
付けたり施錠できるキャビネット等で保管、記録を残す。入力後廃棄する場合はすぐに
廃棄する。マイナンバー保存中のパソコンをインターネットにつなぐ時はウイルス対策
ソフトを入れておく。
利用⇒マイナンバーを扱う社員を決めておき書類に誤りなく記載・入力する。官庁には
持参又は書留郵送や電子申請手続をし、一連の流れを記録する。
法定保存期間がある個人番号記載書類⇒作成後は安全な方法で保管しておく。
廃棄⇒保存期間が過ぎたものは再現不可能なシュレッダー、完全なマスキングや切り取
り、焼却等を行い廃棄の記録を残す。
基本方針の策定は義務ではありませんが、従業員に対する教育や監督を行い、扱う
場所や部屋は外から見えないようにする他、盗難・紛失にも注意が必要です。
